Jak zlepšit produktivitu při práci z domova?

Práce z domova je dnes pro statisíce lidí v Česku naprosto běžná věc. Někdo si nemůže vynachválit klid a flexibilitu, jiný má pocit, že sedí u počítače od rána do večera a výsledky tomu úplně neodpovídají. Produktivita při home office totiž nestojí jen na pevné vůli. Hodně záleží na prostředí, systému a taky na tom, jestli dokážete oddělit práci od běžného života.

Podle údajů Českého statistického úřadu pracuje z domova alespoň občas víc než pětina zaměstnanců. Nejčastěji ve službách a administrativě. S volností ale přichází i určitý chaos. Chybí přirozený rytmus kanceláře, jasně daný začátek pracovní doby i moment, kdy se prostě jde domů. A tak je potřeba nastavit si vlastní pravidla.

Ekonom a psycholog Daniel Kahneman dlouhodobě připomíná, že pozornost je omezená kapacita. Jakmile ji tříštíme mezi pracovní úkoly, domácnost a notifikace, výkon jde dolů, i když si to nechceme přiznat. První krok ke změně proto nebývá nový nástroj nebo aplikace, ale obyčejná struktura dne.

Vytvořte si pracovní režim, který mozek respektuje

Mozek má rád opakování. Když začínáte pracovat každý den přibližně ve stejnou dobu a ideálně na stejném místě, přepnutí do pracovního módu je rychlejší. Pokud jednou sedíte u kuchyňského stolu, podruhé na gauči a jindy v kavárně, pokaždé se vlastně znovu „rozjíždíte“. A stojí to energii.

Pomoci mohou i docela obyčejné věci:

• Začínat i končit práci ve stejný čas, i když vás nikdo nekontroluje.
• Mít jedno konkrétní místo určené jen pro práci (byť je to malý kout).
• Naplánovat si úkoly už den předem, klidně jen do poznámek.

Psycholožka Gloria Mark z Kalifornské univerzity ve své studii publikované v časopise Nature uvádí, že průměrná doba soustředění na jeden úkol v digitálním prostředí je kolem 47 sekund. To je překvapivě málo. A návrat k původní činnosti pak trvá další minuty. Pravidelnost a jednoduchý režim počet těchto výpadků snižuje, i když to není všelék.

Eliminujte rušivé podněty a pracujte v blocích

Domov svádí k tomu dělat všechno najednou. Odpovíte na e‑mail, mezitím přehodíte prádlo do sušičky, rychle projedete zprávy. Člověk má pocit, že je neustále v pohybu, jenže večer zjistí, že hlavní úkol zůstal skoro nedotčený. Skutečný multitasking podle neurovědců stejně neexistuje, mozek jen přeskakuje z jedné věci na druhou.

Osvědčuje se práce v časových blocích. Vyhradíte si třeba 40 nebo 45 minut na jednu konkrétní věc a během té doby nic jiného neřešíte. Žádné notifikace, žádné sociální sítě. Pak krátká pauza. Není to složité, ale vyžaduje to disciplínu.

Součástí toho je i takzvaná digitální hygiena:

• Vypnout zbytečná upozornění v telefonu i počítači.
• Nekontrolovat e‑mail pokaždé, když cinkne, ale jen v určených časech.
• V krajním případě použít aplikace, které zablokují rušivé weby.

Výzkum společnosti Microsoft, který sledoval uživatele platformy Teams, ukázal že po roce 2020 výrazně přibylo online schůzek. Lidé tráví víc času komunikací a méně hlubokou prací. Pokud si schůzky nerozumně rozházíte po celém dni, rozsekají vám soustředění na malé kousky. Někdy je lepší mít porady za sebou, než je nechat vlézt do každého volného okna.

Nezapomínejte na tělo, ovlivňuje výkon víc, než si myslíte

Produktivita není jen o čase, ale hlavně o energii. Dlouhé hodiny vsedě bez pohybu zpomalují metabolismus a člověk je pak unavený i bez větší námahy. Lékař Michael Greger často zmiňuje, že i krátká chůze během dne může zlepšit koncentraci. Není nutné hned běžet maraton, stačí vstát a projít se po bytě.

Zkuste si každou hodinu dát pár minut pohybu. Protáhnout záda, ramena, dojít si pro vodu. Pokud to jde, střídejte práci vsedě a vestoje. Investice do lepší židle nebo nastavitelného stolu může znít jako detail, ale při dlouhodobém home office to detail opravdu není.

Oddělte práci od soukromí, jinak vyhoříte

Jedním z rizik práce z domova je, že hranice mezi prací a osobním životem se začne rozmazávat. Data Eurofound naznačují, že lidé na home office často odpracují víc hodin než jejich kolegové v kanceláři. Dlouhodobě to znamená vyšší stres a někdy i vyčerpání.

Pomáhá jednoduchý přechodový rituál. Krátká procházka po skončení práce, převlečení do domácího oblečení nebo prosté zavření notebooku a jeho uklizení ze stolu. Mozek potřebuje jasný signál že pracovní den skončil, jinak jede dál.

Pokud máte pocit, že práce přerůstá přes hlavu, je fér to říct nadřízenému. Nastavení realistických termínů a očekávání je základ. Nejde o to, kolik hodin prosedíte u obrazovky, ale co za tu dobu skutečně uděláte. Práce z domova může být svobodná, ale bez hranic se snadno změní v nekonečnou směnu. A to za to nestojí.

Zdroje: czso.cz, nature.com, microsoft.com, eurofound.europa.eu